1
شاشات لا تجدها في غيره
12- تقويم القاعات
- مخطط الإعداد وسعة القاعة
- كتلة الغرف ومتابعة الاستيعاب
- قائمة أسماء المجموعة
- أمر الفعالية (BEO)
- حاسبة سعر المندوب اليومي
- مخزون الوسائط والصوتيات
- الالتزامات التعاقدية للمجموعة
- لوحة يوم الفعالية
- مكتب التسجيل والشارات
- المعرض المصاحب والأجنحة
- تعارض المساحات المتجاورة
2
ما يُفعَّل لمنشأتك
8- تقويم القاعات والمساحات: لأن المخزون الثاني للفندق هو المتر المربع بالوقت، ويحتاج شبكة زمنية مستقلة عن شبكة الغرف
- كتل الغرف وقوائم الأسماء: لأن الغرف تُحجز جملةً باسم المنظّم ثم تُوزَّع على أسماء لاحقاً، وتُفرَج تلقائياً في موعد متفق عليه
- أوامر الفعاليات (BEO): لأن تنفيذ الفعالية يحتاج وثيقة تشغيل واحدة معتمدة يعمل بها المطبخ والتجهيزات والصوتيات والخدمة في اللحظة نفسها
- التسعير بالمندوب والباقات: لأن السعر لا يُحسب بالغرفة ولا بالمتر بل بالفرد الحاضر مضروباً في مكوّنات الباقة
- مخزون الوسائط والصوتيات: لأن الشاشات والميكروفونات وكبائن الترجمة الفورية مخزون محدود يتنازع عليه حدثان في اليوم نفسه
- الالتزامات التعاقدية للمجموعة: لأن الحد الأدنى للإنفاق وغرامة النقص في الغرف والعدد المضمون تحتاج احتساباً آلياً لا اجتهاداً بشرياً
- التسجيل في الموقع والشارات: لأن الفندق يستقبل مئات المندوبين في ساعة واحدة صباحاً ويحتاج نقطة تسجيل مستقلة عن الاستقبال
- المعارض المصاحبة والرعاة: لأن أجنحة العرض والكهرباء والإنترنت وحقوق الرعاية بنود إيراد قائمة بذاتها
3
قواعد تشغيلية تخصّك
8- القاعة تُحجز بثلاثة أزمنة لا زمن واحد — تجهيز، تنفيذ، تفكيك — ويمنع النظام أي حجز يبدأ داخل نافذة تفكيك حجز سابق حتى لو بدت القاعة فارغة في التقويم
- يُسمح بحجز مؤقت للمساحة بأولوية أولى وثانية؛ فإذا طلب صاحب الأولوية الثانية التأكيد، تُمنح الأولى مهلة ٤٨ ساعة للتأكيد أو التنازل، وتنتقل المساحة آلياً بانتهاء المهلة
- كتلة الغرف تنكمش تلقائياً في موعد الإفراج المتفق عليه وتعود الغرف غير المحجوزة للبيع العام، ما لم يمدّها مدير المبيعات صراحة قبل الموعد
- العدد المضمون يُقفل قبل ٧٢ ساعة من الفعالية ويُفوتر كاملاً حتى لو حضر عدد أقل، ويُجهّز المطبخ العدد المضمون زائد خمسة بالمئة
- إذا لم تبلغ المجموعة عدد الغرف المتعاقد عليه تُحتسب غرامة النقص تلقائياً على الحساب الرئيسي للمنظّم وفق النسبة المتفق عليها في العقد
- كل تعديل على أمر الفعالية بعد توقيع العميل يولّد نسخة برقم إصدار جديد تُرسل لكل الأقسام مع إبراز ما تغيّر عن النسخة السابقة، ولا يُعمل بنسخة قديمة
- إيراد الفعالية يُوزَّع على مراكز إيراد منفصلة — تأجير القاعة، أطعمة، مشروبات، وسائط، خدمة، رعاية — لأن هامش الربح يختلف جذرياً بينها ودمجها يخفي الخسارة
- لا تُغلق فاتورة الفعالية قبل مطابقة أمر الفعالية النهائي بالاستهلاك الفعلي المسجَّل من القاعة والمطبخ
4
مصطلحات تتبدّل
8- الغرفة ← القاعة / المساحة
- النزيل ← المندوب، والعميل ← المنظّم
- الحجز ← الفعالية مع كتلة غرفها
- خطة السعر ← سعر المندوب اليومي (DDR)
- الليلة ← الفترة: صباحية أو مسائية أو يوم كامل
- المجموعة ← كتلة الغرف بموعد إفراجها
- الحساب ← الحساب الرئيسي للمنظّم (Master Folio)
- التدبير الفندقي ← فريق تجهيز القاعات
5
ما يسألك عنه المعالج
8- كم قاعة لديك؟ وما سعة كل قاعة في كل إعداد (مسرحي، مدرسي، ولائم)؟
- هل لديك جدران متحركة تقسّم القاعة إلى أقسام تُباع منفردة؟
- هل تبيع بسعر المندوب اليومي أم بتأجير القاعة زائد ما يُستهلك؟
- كم ساعة يحتاج فريقك للتجهيز والتفكيك بين فعاليتين متتاليتين؟
- ما موعد الإفراج الافتراضي عن كتلة الغرف: ٢١ يوماً أم ٣٠؟
- هل تفرض حداً أدنى لإنفاق الأغذية والمشروبات على المجموعات؟ وكيف تحتسب غرامة النقص؟
- هل الوسائط والصوتيات ملك للفندق أم من مورد خارجي بعمولة؟
- كم يوماً قبل الفعالية يُقفل العدد المضمون لديك؟